CASE
5TB 传统会展公司资料建设企业 AI 知识库
这是一个基于真实项目整理的脱敏案例。客户名称、人员姓名、项目名、联系方式和敏感金额已隐去；本文只保留可公开说明的问题、资料规模、实施链路、已确认结果与限制。
客户问题
这家传统会展公司多年积累了大量方案、PPT、图片、3D 参考、报价、供应商信息和客户资料。资料存在 NAS 中，但文件名、项目路径和内容结构不统一。老员工能凭经验找到资料，新人和跨岗位协作时很难快速定位。
核心问题不是“没有资料”，而是资料太多、太散、太依赖人的记忆，导致策划、设计和报价环节反复找文件、问同事、重新整理参考。
资料规模
- 历史资料规模：约 2-5TB。
- 资料类型：历史方案、PPT、PDF、图片说明、3D 参考、报价资料、客户资料、供应商线索。
- 业务岗位：策划、设计、建模、项目管理和管理层。
- 原有习惯：微信沟通、NAS 存文件、当面协作，不适合强行切换复杂协同平台。
实施链路
实施原则是“不搬动原文件，只整理知识”。原始文件继续留在 NAS 中，AI 和知识库只读取、摘要和引用路径，避免破坏客户既有文件结构。
- 驻场访谈，拆解策划、设计、建模和项目管理的真实工作流。
- 选择核心历史方案、PPT、PDF、图片说明、报价资料做首批结构化摄取。
- 提取项目类型、客户行业、场景、方案亮点、报价线索和可复用经验。
- 生成可维护的知识摘要页，并保留原始文件路径。
- 接入 Dify / 网页问答入口，让员工用自然语言查询资料。
- 通过权限、备份、快照、回收站和人工校正机制控制误删与误答风险。
已确认结果
- 项目已完成签约、驻场调研和首批知识库部署。
- 历史资料可以通过知识摘要和网页问答入口被查询，回答可回指原始文件路径。
- 客户无需先重整 2-5TB 文件，也无需立刻更换原有协作工具。
- 策划、设计、建模等岗位的经验开始从个人记忆转为公司可维护资产。
限制与边界
- AI 知识库不能替代人工判断；报价、承诺、客户方案和交付口径仍需负责人确认。
- 首批摄取不能代表全部 2-5TB 文件都已完全结构化，后续仍需分批入库、校正和维护。
- 不同格式文件的解析效果不一致，图片、扫描件和复杂设计文件需要人工补充说明。
- “新人从 2 周到 3 天”是项目目标，只能作为希望达成的培训周期目标，尚不能写成已验证成果。